Tétris dans la vraie vie
En CHR, peut-être plus que dans d’autres domaines d’activité, une gestion des stocks efficace présente de nombreux avantages : réduction des coûts d’exploitation, anticipation des futurs besoins, éviction des ruptures ou des sur-stocks.
6Xpos vous propose de passer en revue 5 recommandations pour optimiser votre gestion des stocks.
Mais tout d’abord, pour les plus novices en la matière : « c’est quoi un stock ? ». Très simplement, il s’agit de l’ensemble des biens possédés par une entreprise qui ne sont pas encore consommés ou vendus. Il comprend les marchandises, matières premières, consommables, produits intermédiaires, produits finis, produits résiduels et même les emballages destinés à être récupérés ou recyclés.
Au quotidien, la gestion, ou son absence, d’une quantité aussi variable de denrées peut devenir un vrai casse-tête avec des conséquences pas toujours immédiatement visibles. Il est donc essentiel de garder un œil attentif sur les points clés suivant :
Le sur-stockage
Un volume de stock trop élevé engendre invariablement des coûts importants en termes d’immobilisation et de logistique, ce sans compter sur le risque de pourrissement, de vieillissement ou d’obsolescence des produits (en fonction de leur nature).
Alors, à quelle fréquence faire son inventaire ?
La vérification de l’état des stocks est importante, il est donc préférable de le faire régulièrement. Pour que ce soit efficace, il est conseillé de faire une vérification hebdomadaire. Pourquoi ? Si vous vérifiez régulièrement vos produits et leur utilisation, cette récurrence est un bon moyen de s’adapter à l‘évolution de prix de votre marchandise et de vérifier si vos fournisseurs vous facturent le prix prévu.
C’est également une bonne façon de suivre la consommation des aliments en limitant le gaspillage : les premiers ingrédients entrés, sont les premiers sortis et servis (méthode FIFO)*
*First In, First Out : « premier entré, premier sorti »
Les bonnes procédures
Le principal problème résidant dans le contrôle des mouvements de marchandise en temps réel il est capital, en amont du protocole, de mettre en place – et d’appliquer – les procédures qui permettront de garder le contrôle sur les flux entrants et sortants de marchandise. Catalogue fournisseurs, références & approvisionnements raisonnés, courroies de communication et transmission de l’information optimisées (entre autres) seront donc au rendez-vous.
Pour suivre de manière efficace les dépenses pour votre stock, la quantité de gaspillage ou bien la qualité des produits utilisés, vous pouvez créer une fiche de consommation des stocks et de déchets alimentaires. Ce processus vous permet de faire un état des lieux des marchandises qui entrent et sortent pour pouvoir anticiper au mieux le réapprovisionnement. C’est également un bon moyen de s’organiser et limiter les pertes alimentaires : si un ingrédient a du mal à se liquider, vous pouvez ajuster votre menu pour éviter de trop commander à l’avenir.
Cette fiche comporte quelques renseignements : noms des ingrédients, la quantité utilisée, quantité et coût des pertes…
Concernant les déchets, voici les éléments à recenser : nom de l’article, date et heure du déchet, quantité…
Des fournisseurs bien identifiés
Il est conseillé de maintenir une bonne relation avec l’ensemble des acteurs qui participent à la vie de votre restaurant dont les fournisseurs.
La collecte et la prise en compte des paramètres techniques & protocoles d’usage de chacun de vos fournisseurs (réactivité, délai de livraison) sera un atout précieux dans votre gestion logistique des stocks au quotidien.
Un espace de stockage optimisé
Perte de temps, d’énergie, agacement de votre équipe et des clients,… il n’est rien de pire à envisager qu’un espace de stockage désorganisé. Une bonne gestion des stocks implique de facto un local clean et bien organisé. Il doit donc être le lieu de rangement mais aussi de circulation où vos employés pourront récupérer rapidement et facilement les marchandises destinées à la clientèle.
Par ailleurs, les étiquettes et autres labels doivent être facilement lus grâce à un protocole de classification et de dénomination clair et récurrent.
N’hésitez pas à former vos équipes sur l’inventaire pour qu’elles puissent vous aider lors de la vérification des stocks.
Le seuil d’alerte
Une visibilité sans faille sur vos réserves, votre taux de rotation et le temps d’écoulement de vos produits vous permettra de déterminer votre seuil d’alerte, c’est-à-dire le nombre de produits à partir duquel passer commande.
Un logiciel de gestion approprié
Enfin, entre commandes, ventes, livraisons et autres paramètres, un logiciel de gestion approprié vous permettra de suivre plus facilement votre stock et de mieux gérer votre activité. Comme chaque entreprise détient ses propres exigences fonctionnelles, il est essentiel de choisir un système personnalisable à dessein… et c’est là que 6Xpos intervient !
Spécialiste de l’édition logicielle sur-mesure, les nombreuses options de gestion statistiques et d’exploitation placées dans vos dispositifs de caisse finiront d’apporter la vista dont vous avez besoin grâce, notamment, à l’aperçu et la gestion en temps réel de votre stock.
En bref, pour contrôler vos stocks et optimiser votre activité nous pouvons vous conseiller.
Cet article est un update.