5 critères pour choisir votre solution d’encaissement

En 2025, encaisser un paiement ne se limite plus à passer une carte bancaire. C’est devenu un acte stratégique dans l’expérience client, l’optimisation des opérations et la conformité réglementaire.

Face à une digitalisation galopante et à des attentes toujours plus élevées des consommateurs, choisir la bonne solution d’encaissement devient une priorité pour tous les points de vente.

Mais face à l’abondance d’outils disponibles sur le marché, comment sélectionner la meilleure option pour votre activité ? Voici les 5 critères essentiels à prendre en compte pour faire un choix éclairé.

1. Conformité légale et sécurité

Respect des normes fiscales

Depuis 2018 et renforcé en 2025, la loi impose l’utilisation d’un logiciel ou système d’encaissement certifié NF525 ou LNE pour garantir la fiabilité, la traçabilité et l’intégrité des données. L’objectif est de lutter contre la fraude à la TVA. Il est donc impératif de vérifier que votre solution est entièrement conforme aux dernières obligations fiscales.

Sécurité des transactions et protection des données

Votre solution d’encaissement doit intégrer des standards de sécurité élevés :

• Chiffrement des données clients

• Connexions sécurisées (HTTPS, TLS)

• Journalisation des actions

• Sauvegardes automatiques

Cela garantit la protection de votre entreprise, la confidentialité des informations et la prévention contre les pertes de données.

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2. Intégration et compatibilité avec votre écosystème

Interconnexion avec vos outils existants

Un bon système d’encaissement ne fonctionne pas seul. Il doit être compatible avec vos logiciels de gestion, comptabilité, CRM, outils de fidélité ou plateforme e-commerce. Cela vous permet de centraliser la donnée, d’automatiser les tâches et de gagner un temps précieux.

Encaissement omnicanal

Votre solution doit répondre aux nouveaux usages :

• Vente en boutique physique

• Livraison ou retrait en click & collect

• Paiement en terrasse, sur salon ou événement

• Borne en libre-service

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Continuité d’activité hors ligne

La solution choisie doit permettre un fonctionnement même sans connexion Internet, avec une synchronisation automatique à la reconnexion.

3. Fonctionnalités et adaptabilité

Fonctions de base incontournables

Un bon outil d’encaissement doit au minimum proposer :

• Encaissement multi-moyens de paiement

• Suivi des ventes en temps réel

• Gestion des remises, promotions

• Multi-utilisateur avec profils

• Génération de tickets ou factures

Fonctions avancées pour aller plus loin

Pour optimiser votre performance, misez sur une solution qui propose en option :

• Gestion de stocks automatisée

• Tableaux de bord détaillés

• Programmes de fidélité

• Intégration d’un écran client

• Paiement à table ou pad de commande

• Borne de commande autonome

• Liaison click & collect

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4. Expérience utilisateur et rapidité d’utilisation

Simplicité de prise en main

L’outil doit être ergonomique et intuitif. La formation des équipes doit être rapide. Une interface fluide limite les erreurs, améliore la productivité et assure une bonne expérience client.

Encaissement rapide et fluide

La rapidité de traitement des paiements est essentielle, surtout en période de forte affluence. Moins de clics, moins de bugs = plus de ventes.

Mobilité et flexibilité

Avec des solutions comme le pad de commande ou les applications mobiles, le personnel peut prendre les commandes à table, encaisser en déplacement, ou gérer les ventes où qu’il soit.

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5. Coût global et rentabilité

Tarification transparente

Évaluez les coûts visibles et cachés :

• Prix d’acquisition ou d’abonnement

• Frais de maintenance ou d’assistance

• Commissions sur transactions

• Mise à jour et évolutivité

• Frais de formation ou d’installation

Modèle économique adapté à votre activité

Selon votre taille et vos besoins, plusieurs modèles sont possibles :

• Achat avec licence à vie

• Location du matériel

• Abonnement mensuel tout inclus (SaaS)

• Paiement à l’usage (par transaction)

Retour sur investissement

Une bonne solution d’encaissement permet :

• Une meilleure gestion du chiffre d’affaires

• Une réduction des pertes et erreurs

• Une accélération du passage en caisse

• Une amélioration de la fidélisation client

Exemples de solutions à combiner pour maximiser vos performances

Bornes de commande

Permettent aux clients de passer commande en autonomie, réduisant les files d’attente et optimisant les ressources humaines.

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Click & Collect

Crée un canal de vente supplémentaire. Fluidifie la gestion des commandes et améliore la planification.

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Monnayeur automatique connecté

Sécurise les espèces, limite les erreurs et automatise les fermetures de caisse.

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Conclusion : Une décision stratégique à long terme

Le choix de votre solution d’encaissement impacte directement votre productivité, votre expérience client, votre conformité et vos marges.

En 2025, la question n’est plus « faut-il s’équiper », mais « comment choisir la meilleure solution selon mes objectifs ? »

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FAQ – Choisir la bonne solution d’encaissement

Quels sont les types de solutions d’encaissement disponibles ?
Il existe plusieurs types : logiciels de caisse sur tablette, systèmes tout-en-un, solutions SaaS cloud, bornes de commande, monnayeurs automatiques, ou encore terminaux mobiles. Le choix dépend de vos besoins, volume de ventes et budget.

Une solution d’encaissement fonctionne-t-elle sans Internet ?
Oui, la plupart des systèmes modernes disposent d’un mode hors-ligne. Les données sont ensuite synchronisées automatiquement dès que la connexion est rétablie.

Combien coûte une solution d’encaissement en 2025 ?
Les tarifs varient : à partir de 29 €/mois en abonnement SaaS, ou dès 790 € en achat selon les fonctionnalités, matériel et niveau d’assistance inclus.

Quelle est la durée de vie moyenne d’un système d’encaissement ?
En moyenne, entre 5 et 7 ans pour le matériel, avec des mises à jour logicielles régulières. Une solution évolutive garantit une meilleure pérennité.

Est-il possible d’intégrer un monnayeur automatique ou une borne ?
Oui, les solutions modulaires comme celles proposées par 6xpos permettent d’ajouter des équipements complémentaires à votre caisse selon votre croissance ou vos besoins spécifiques.

Faut-il une formation pour utiliser un nouveau système ?
La plupart des systèmes intuitifs demandent peu de formation. Cependant, une courte prise en main peut être utile pour une maîtrise complète et une productivité maximale.